Organizasyon Şeması: Şirket Yapısını Doğru Kurgulamanın Rehberi

Organizasyon Şeması Nedir?

Organizasyon şeması nedir sorusu, şirket veya kurum içerisinde kimin, kimin üstü olduğunu ve bir işin hangi noktadan başlayıp hangi noktaya ulaşana kadar düzenlendiğini gösteren ana çerçevedir şeklinde cevaplanabilir. Şema, şirket veya kurumda işleyişin iç düzenini ve şirketin tüm elemanları arasındaki hiyerarşiyi gösterir. Organizasyonun nasıl bir işleyiş yapısına sahip olduğunu grafik haline getirir.

Organizasyon Şeması Ne İşe Yarar?

Detaylı ve doğru bir organizasyon şeması tasarlanması, şirket ve kurumlarda insan kaynakları kadar finansal yönetim, pazarlama yönetimi, tüm kurum yapısında hiyerarşiyi ve veri akışını kolaylaştırmayı sağlar.

Şema temel olarak bir yapı içerisinde kimin kime bağlı olduğunu ve kararların nasıl anlayacağını belirleyen hiyerarşiyi oluşturmak için kullanılır. Yani en üst yönetimden en alt personele kadar bir hiyerarşi sağlayarak bu kademeler arasında ast-üst ilişkisi ile iletişimi ve rolleri belirler. Temel olarak da şemanın içerisindeki unsurlara bakıldığında aşağıdaki gibi bir sıralama yer alabilir.

• Üst kademeyi bir şirket veya kurumun genel müdürü, yönetim kurulu başkanı ve CEO gibi kişiler oluşturur. Bu kişiler yapı içerisinde en önemli kararları alabilen kişilerdir.
• Orta kademede ayrı birimlerin müdürleri ve yöneticileri üst kararları alt kademelere uygulamak için yer alırlar.
• Alt kademede yine küçük alt birimlerin yöneticileri, süreci uygulayan ekip ve personeller yer alır.

Oluşturulan organizasyon şeması bu unsurlar ile birlikte bir hiyerarşi belirlerken, bu hiyerarşi içerisinde sorun yaşanan noktalar daha kolay belirlenebilir, iyileştirmeler sağlanabilir, işleyişte netlik elde edilebilir ve iletişim kolaylaşabilir. Raporların ve veri akışının daha şeffaf ve hızlı olmasını sağlarken, iş yükünün paylaşılmasını ve bölümlerin birbiri ile daha iyi iletişim kurarak problemlerin daha hızlı çözülebilmesini sağlar.

Organizasyon Şeması Türleri Nelerdir?

Şema kullanımında yaygın bir şekilde tercih edilen çeşitler arasında özellikle hiyerarşik şemalar, matris şeması, yatay şema ve bölünmüş şema gibi çeşitler yer alır. Her şema çeşidinde de aşağıdaki gibi kısa bir özet ile özellikler görülebilir.

• En yaygın kullanılan çeşit olan hiyerarşik organizasyon şeması geleneksel yapı ile aşağıdan yukarı bir piramit oluştururken, herkesin bir rolü vardır ve herkes kendi üstündeki kişiye ve sonuçta da tek söz sahibi olan yöneticiye rapor vererek netlik sağlanır.
• Yine matris ya da matrix tarzındaki şemalarda özellikle proje bazlı çalışan şirketler avantaj elde ederken, her çalışan departman müdürü ve proje liderine bilgi aktarabilir ve daha şeffaf bir yapı ile bilgi akışı kolaylaştırılarak kaynaklar daha verimli kullanılır.
• Düz şema ya da yatay şema olarak adlandırılan sistemde orta kademe bulunmadan genellikle KOBİ tarzı küçük işletmelerde yönetici ile çalışan arasında çok kısa bir iletişim kanalı bulunurken, alınan kararlar çok hızlı uygulanabilir.
• Bölünmüş şema tarzında ise özellikle şirket şubeleri ve lokasyonları bölünmüş, çok uluslu ve büyük kurumlarda bağımsız birimler oluşturulur ve her birim kendi içerisinde bulunduğu bölgenin dinamiğine göre esnek bir iletişim, raporlama ve çalışma düzeni dahi sağlayabilir.
• Ek olarak bazen ekip tabanlı yani çalışanları gruplarına göre ayıran, bazen network tarzı yani bağımsız ve kurum dışı çalışan bulunduran şirketler için kullanılabilen şemalar da yer alır. Ayrıca işlevsel şemalar ise komuta zinciri ile birlikte fonksiyonlarına göre herkesi şemanın ayrı bir noktasına yerleştirebilir.

Şirket Organizasyon Şeması Nasıl Olmalıdır?

Doğru bir organizasyon şeması şirketin ya da kurumun en üst noktada net bir şekilde anlaşılabilir olmasını gösterecek şekilde hazırlanmalıdır. Yani tartışmasız bir yap sağlamalı, karar mekanizmasının akışını göstererek; rollerin, yetkilerin ve veri aktarımının yollarını net bir şekilde görünür hale getirmelidir.

Şirket organizasyon şeması için değişen türlerden yararlanabilse de gerek aile işletmelerinde gerek modern işletmelerde kurumsallaşma için kullanılan şemada işletmenin nasıl çalışacağı, önceden belirlenebilecek risklerde nasıl hareket edilebileceği ve sistemin nasıl işleyeceği gösterilir. Elbette her şirket içerisinde ayrı departmanlar için şema oluşturulabilir ve şirket kurallarına göre değişiklikler yapılabilir.

Günümüzde teknolojinin daha yaygın kullanılması net bir şema yapısı ortaya koymayı zorlaştırabilir. Ama kurumsallık için şemada mutlaka görsel bir yapı ile fonksiyonlar tanımlanmalı, her fonksiyon bir kişiye ait olmalı ve sorumluluklar tek kişide bulunmalıdır. Yapının kurulumu sonrasında da her büyüyen işleve göre sorumluluk sayıları arttırılarak ve genişletilerek şema geliştirilebilmelidir.

Organizasyon Şeması Oluşturma Aşamaları Nelerdir?

Sürdürülebilir bir organizasyon şeması oluşturma için mutlak bir şekilde aşağıda sayılabilecek en pratik adımların takip edilmesi gerekir.

1. Öncelikle şirket veya kurumun geçmişi günümüze kadar analiz edilir ve kısa ya da uzun vadedeki geleceği gözden geçirilir.
2. Geçmiş analizler ile daha önceki departman ve hiyerarşi sıkıntıları ve kurum içi rekabet gibi ayrıntılar değerlendirilir.
3. Yeni bir yapı kurulması için hiyerarşi belirlenirken kişilerden bağımsız hareket edilir. Yani herhangi bir isme odaklanmadan daha yüksek verimlilik ve kalite gibi kriterler ile pozisyonlar harita haline getirilir.
4. Harita oluşturulurken günümüzde teknoloji sayesinde planlama yazılımları kullanılabilir veya danışmanlık hizmetleri alınabilir.
5. Harita içerisinde çalışanların yetkinlikleri, rolleri ve gereken eğitimler ya da rol değişimleri belirlenir.
6. Görev ve sorumluluklarda çalışanın sorumluluğuna göre kullanabileceği yetki ifade edilirken yük dağılımında denge sağlanır.
7. Daha canlı ve adil bir organizasyon için performans değerlendirme sistemi harita içerisine dahil edilir.

Organizasyon Şemasında Görev Ve Yetkiler Nasıl Belirlenir?

Şema içerisinde bir pozisyon oluşturulurken bu pozisyonu gerçekleştiren görevlinin hangi yetkilere ve sorumluluklara sahip olduğu net bir şekilde belirlenir. Çünkü bu durum bir çalışanın kime hangi şekilde veri ve rapor aktaracağını açık bir görev tanımı ile ifade etmeyi sağlar.

Şema içerisinde organizasyon yapısının hangi noktasında bulunursa bulunsun her çalışan farklı ve üstün yetki ya da sorumluluklara değil eşit haklara sahip olmalıdır. Çünkü organizasyon psikolojisini de koruyabilmek ve verim açısından bu durum avantaj sağlar. Ayrıca sorumlulukların tek bir sahibi bulunurken, iki kişi aynı sorumluluğa sahip olduğunda karmaşa ve yetki sahipsizliğine neden olabilir.

Şema içerisinde işler belirlendikten sonra benzer işler için bir grup sağlanarak bu grup için bir yönetici gerekip gerekmediği ve iş gerekliliğine göre kimlerin yetkilendirilmesi gerektiği belirlenir. Sonrasında sorumluluklar ve görevler dağıtılırken tek amire verilen yetkiden dolayı yetti karmaşası ortadan kaldırılarak, raporlama konusunda da kopukluk engellenerek işleyiş kolaylaştırılır.

Departmanlar Arası Raporlama İlişkileri Nasıl Gösterilir?

Departmanlar arasında raporlama oluşturulabilmesi için raporların direkt aktarımı açısından düz çizgiler, matris ya da koordinasyon tarzı raporlar için kesikli çizgiler ya da özel semboller ile görsel bir yapı oluşturulur. Her çizginin bir anlamı ve şemanın türüne göre de raporlama ilişkilerinin bir uygulama türü bulunmaktadır.

Çizgi anlamları açısından rapor direkt olarak komuta zinciri içerisinde aktarılıyorsa düz çizgi kullanılır. Eğer matris organizasyon şeması gibi yapılarda çalışan kendi üstü dışında başka bir yönetici veya üst yöneticiye de direkt olarak rapor verebiliyorsa kesikli ya da noktalı çizgi kullanılır.

Şema türlerine bakıldığında piramit tarzı hiyerarşik şemalarda tek yönlü düz çizgiler raporun üste aktarılmasını ifade eder. Matris şema tarzında dikey ya da yatay bir organizasyon bir arada bulunabileceği için bazen düz bazen kesikli çizgiler ile rapor yönü belirlenebilir. Eğer şema yatay şekilde hazırlanmışsa hiyerarşi çok az olduğu için departmanlar arasında kutucuklar ve karşılıklı oklar ile rapor aktarım imkanı bulunduğu ifade edilir.

Şema içerisinde iletişim ifadesi için kullanılan oklar iletişimin ne yönlü olduğunu, renkler yetki seviyelerini ve departmanlara göre örneğin pazarlama için kırmızı ya da lojistik için sarı kullanımı bulunduğunu gösterebilir. Ayrıca tüm bu bilgileri ifade etmek için de şemanın bir köşesinde görsellerin anlamları ifade edilir.

Hiyerarşik Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur?

Hiyerarşik şema oluşturmanın en pratik yolu, bir yetki zinciri sağlanması ve bu zincir içerisinde kimlerin hangi görevlere sahip olduğunun, kimlerin kime hesap vereceğinin belirlenmesi ve kontrol sisteminin oluşturulmasıdır.

Hiyerarşik organizasyon şeması net bir şekilde yetkinin yukarıdan aşağıya doğru piramit halinde belirlenmesi ile oluşturulur. Bu şemada önce bir üst yönetim sonrasında orta kademe sonrasında alt yönetim ve en altta da çalışanlar yer alır. Bu sayede sorumluluklar daha net bir şekilde belirlenirken, herkes üst ve astını tanır ve her çalışan belirli bir göreve ve yetkiye sahip olur.

Çalışanlar ya da yöneticiler uzmanlaşarak kademe elde edebilir ve iletişim her zaman düz çizgiler ile aşağıdan yukarıya doğru kademeli şekilde sağlanırken, hesap verilebilen ve kontrol altında bir sistem oluşturulur.

Küçük Ve Orta Ölçekli Şirketlerde Organizasyon Şeması Nasıl Hazırlanır?

KOBİ olarak ifade edilen bu şirketlerde görev ve yetkinin kimde olduğu ve kime rapor vereceği görsel bir şekilde harita haline getirilerek şema hazırlanır. Yani öncelikle şirketteki tüm pozisyonlar ve bu pozisyonların görevleri belirlendikten sonra her pozisyonun kime rapor vereceği ve tek amir mantığı ile görevlerin netleşmesi sağlanır.

KOBİ tarzı işletmelerde şema içerisinde finans, lojistik, depolama, pazarlama ya da insan kaynakları gibi bölümler belirlenir. Tüm bu bölümlerin üstünde şirketin sahibi veya atanmış genel müdür yer alır. Hiyerarşi içerisinde veya yatay bir şekilde hazırlanabilecek şemalarda görev tanımları belirlenerek görselleştirme sağlanır ve bu şema tüm şirkette tebliğ edilerek her zaman güncellenerek kullanabilir.

Organizasyon Şeması Hazırlarken Yapılan Hatalar Nelerdir?

Şema tasarımlarında yaygın bir şekilde görülen hatalar aşağıdaki gibi ifade edilebilir.

• Genellikle sabit bir karar noktası oluşturulmadan yani son sözün kimde olduğu belirlenmeden şema oluşturulduğunda karar mekanizması hasar görebilmektedir.
• Yaygın hatalardan bir diğeri net bir raporlama ilişkisi oluşturulmaması yani bir görevli ya da çalışanın kime rapor vereceği ya da çift rapor kademesi oluşturulması iletişim ve sorumluluk problemleri oluşturmaktadır.
• Bazı şemalarda ise açık bir grafik yerine karmaşık bir yapı ile yoruculuk sağlanır.
• Şema bir hedefe yani bir kapsama göre hazırlanması yerine zayıf ve eksik olduğunda kopukluk sağlar.
• Şema güncellenebilecek yapıda olmadığında her seferinde yeni bir şema kurulması gerekir.
• Yine en yaygın hatalardan birisi bir işlevin net olarak kim tarafından yönetileceğini belirlememek yani örneğin tedarik işlevinin hem depo hem de satın alım tarafından yürütülmesi gibi yanlış bir çift taraflılık oluşturmaktır.

Organizasyon Şeması Ne Zaman Güncellenmelidir?

Şema hiçbir gereklilik hacet olmasa da belirli periyotlar ile ve bazı yasal yenilikler ile işlerin aksamadan devam edebilmesi ve süreklilik elde edilebilmesi için özellikle her ay ya da 3 ay gibi süreçlerde bir ve yine yıllık olarak güncellenebilir. Bazı durumlarda ise yeni bir personel alımı yapılması, yetkilerin değişmesi, yeni bir birim kurulması, yönetimin değişmesi ya da şirket birleşimleri ve küçülmeleri gibi durumlarda şemanın mutlaka güncellenmesi gerekir.

Organizasyon Şeması Kurumsallaşmaya Nasıl Katkı Sağlar?

Kurumsallaşma, bir işletme ya da kurum içerisinde görev ve yetkilerin herhangi bir kişiye ait olmasından çok sistematik hale gelmesi anlamındadır. Böyle bir kurumsallaşmanın elde edilebilmesi için de kişilerden bağımsız, şeffaf ve liyakate dayalı bir organizasyon şeması oluşturulması gerekir.

Doğru bir şema oluşturmak, kurumsallaşma sağlamak için yeterli olmasa da kurumsallaşmanın en önemli adımlarından birisidir. Özellikle büyüyen KOBİ tarzı işletmelerde, aile şirketlerinde veya yatırım gerçekleştirme planı bulunan şirketlerde kurumsallaşma için şema oluşturulması gerekir. Şema görevlerin net bir şekilde belirlenmesini, yetkilerin düzenlenmesini, iletişim düzeni, raporlama avantajı ve karar mekanizmasının doğru şekilde çalışması avantajını sağlar.