Organizasyonel Tasarımın Önemi ve Başarılı Bir Tasarım İçin İpuçları

Organizasyonunuz bugün neye benziyor ve gelecekte neye benzemesini istiyorsunuz? Bu iki nokta arasındaki dönüşüm sürecinin mimarı; organizasyonel tasarım. Organizasyon tasarımı ile yapacağınız değişikliklerin etkilerini görebiliyorsunuz. Nerede fazla kaynağınız var? Hangi kaynağınız yanlış noktada? Böylelikle stratejinizi canlı hale getiriyorsunuz ve organizasyonun bunu nasıl uygulamaya dönüştüreceğinin  planını yapıyorsunuz.

“Organizasyon Tasarımı”, kuruluşun stratejisini ve hedeflerini gerçekleştirmek için yapıların, rollerin ve süreçlerin ayrıntılı analizini ve düzenlenmesini içerir. Büyüklüğü ve şekli, firmanın nasıl çalışacağını tanımlar. İyi tasarım, bir organizasyonun ve çalışanların faydalarını vurgularken amacından uzaklaştırabilecek her şeyi ikinci plana atar. Kuruluşun yapısını, gitmek istediği yönü açıklığa kavuşturur ve belirli bir mantığı vardır, sektör gerçeklerini dikkate alır, bununla birlikte birimler arası iletişimi ön planda tutar.

Günümüz dünyasında dönüşüm artık kaçınılmaz bir hale geldi. Strateji ile insanlar arasındaki doğru bağı kurmak çok önemli, çünkü dünya artık çok daha hızlı değişiyor.

Geleneksel görüş, organizasyonel tasarımın stratejik olduğundan yola çıkarak bunun her 3 ila 5 yılda bir yapılması gereken bir uygulama olduğunu öne sürer. Ancak dünyanın hızına yetişmek için şirketlerin bu yaklaşımdan yavaş yavaş uzaklaştığını, daha sık aralıklarla organizasyonel tasarıma ihtiyaç duyduğunu görüyoruz.

Bunun en önemli nedenlerinden biri, geçmişe göre sahip olunan verinin çok daha fazla olması. Değişen işgücü, gelişen pazarlar, dinamik bir şekilde değişen makro ekonomik göstergeler, artık tüm bunlarla ilgili şirketler çok hızlı bilgi sahibi oluyor ve kendi pozisyonunu bu verilere göre yeniden konumlamayı hedefliyor. Tabi bahsedilen bu verinin anlamlı hale gelmesi de çok önemli, çünkü veriler çok karmaşık ve değişken.

Organizasyonel tasarımın hayata geçmesi için ne gerekir?

• Doğru Zamanlama: Organizasyonda değişikliklerin hayata geçmesi için dış etkenlerin etkisinin az olduğu bir dönem olmalı. Örneğin kriz dönemleri, herkesin odağının başka yerde olduğu, farklı önceliklerin devreye girdiği bir dönemdir. Bu dönemde kritik rollerin yer değişikliği yapması da riskli bir manevra olabilir.

• Üst Yönetim Önceliklendirmesi ve Hizalanması: Organizasyonel tasarım tüm C-level ajandasında en önemli yere gelmeli. “Stratejimin organizasyonumda görünür hale geldiğinden nasıl emin olurum?” Üst yönetimin bu soru ile yola çıkması ve sürecin içinde yer alması gerekir. Bu çerçevede bir organizasyon tasarımı projesinin uzun soluklu olduğu gerçeğinden yola çıkarak, projeyi yürütenlerin düzenli aralıklarla ve gerektiği kadar üst yönetimi bilgilendirmesi gerekir.

• Doğru İletişim Planı: Büyük organizasyonel değişikliklerin hayata geçmesinde iletişim planı bu değişikliklerle eşzamanlı planlanmalıdır. Genellikle bu plan atlanır, bu da şirket içinde hayal kırıklığı, kaos ve beklenmeyen istifalar yaratır. En uygun olan, kademeli bir iletişim planı uygulamaktır. Değişiklikten en fazla etkilenecek en kritik pozisyonlara öncelikle bire bir görüşmeler yaparak şirketin girdiği bu süreçten bahsedilebilir. Tüm şirketi etkileyecek bir dönüşüm süreci ise, organizasyon yapısı netleştiğinde, tüm çalışanlara bu süreçle ilgili bilgilendirme yapılmalıdır.

• Proje Planını Ayrıntılı Düşünün: Projenin bitimi için belirli kilometre taşlarına sahip, iş akışlarına bölünmüş ayrıntılı bir planı izleyin ve her kilometre taşına ulaşmak için proje ekibi liderinden birini sorumlu hale getirin. Bunu yaparken, proje hayata geçmeden tüm riskleri mümkün olduğunca erken ele alın, alternatif çözümleri yaratın.
• Süreci Değerlendirin ve Sonuçları Paylaşın: İyi bir organizasyonel tasarım çalışması yaptığımızı nasıl anlarız? Yeniden yapılanmanın kısa ve uzun vadeli performans üzerindeki etkisine ilişkin ayrıntılı ölçümler tanımlayın ve böylece neyin önemli olduğunu ölçebilirsiniz. Proje sponsorları ile bu veriyi paylaşarak proje ilerlemesinden herkesin haberdar olmasını sağlayın.

Çoğu liderin, bir organizasyonel tasarım projesini uygulamaya geçirme noktasında endişeli olduğunu ve projenin genel başarısını sağlamak için gerekli adımları gözden kaçırdığını görüyoruz. İnsan Kaynakları, kritik adımları  belirlemek, bunları mantıklı bir şekilde sıralamak ve değişime öncülük etmek ve  doğru hızı belirlemek için proje ekibiyle işbirliği içinde öncü bir rol oynar. Bununla birlikte, organizasyonu, sonuçları getiren bir sistem olarak düşünmek ve organizasyonda bu farkındalığı yaratmak İnsan Kaynakları’nın desteğe ihtiyacı olduğu bir konu. Bu noktada alanında uzman ve deneyimli şirket dışından kişilerin, organizasyon ile kısa süreli iş birliği yaparak organizasyonu başarıya taşıdıklarını görüyoruz. Bu kapsamda, organizasyonel dönüşüm deneyimimizle BeNova Consulting olarak sizlere destek olmaya hazırız.